(Discurso pronunciado en Miraflores Toastmasters)
¿Por qué cuando hablamos con profesionales, empresarios y empleados es común escuchar “no tengo tiempo”?
Hace algunos años, les tengo que confesar, yo era una persona que vivía para su trabajo. Tenía muchos proyectos personales y familiares en mente y deseaba ardientemente que llegara el día en que pudiera dedicarme a ellos, pero, ¿sabes?, mi vida laboral se volvía cada vez más puntillosa, monopolizando mi tiempo, energías, objetivos de vida y hasta mis emociones. Me sentía frustrado y mi motivación decaía cada vez más. Hasta que decidí organizar mis actividades y, al cabo de unos pocos días, ¡bueno!, las cosas cambiaron radicalmente. No solo realizaba mis labores de manera eficiente y con calidad, sino que, además, empecé a disponer de mayor tiempo personal. Y, ¡oh, maravilla!, aquellos proyectos pendientes durante diez o veinte años –entre ellos la redacción y la oratoria– por fin empezaron a plasmarse y a darme la gran satisfacción de la meta lograda.
La razón por la cual sentimos que le faltan horas a nuestros días se debe a que el mundo del que formamos parte va cada vez más deprisa, y nosotros debemos esforzarnos cada vez más para evitar quedar a la zaga. ¿Y sabes qué?, esta exigencia no proviene exclusivamente del trabajo: nuestra familia, nuestros amigos, nuestra vida personal, nuestros sueños y deseos compiten, cada día más y más, por nuestra atención.
Pero, en medio de este panorama, al observar atentamente a las personas exitosas notamos que tienen dos características destacables: primero, se trazan objetivos claros, y, segundo, administran cuidadosamente su tiempo: programan sus días.
En este instante, tal vez, tú estés pensando: “No quiero ser esclavo de una agenda”. Quiero decirte que pensar así es un asunto de percepción. La verdad es que la manera como planifiques tu día a día dependerá de lo que tú consideres como éxito. Si para ti el éxito es un mejor cargo en la empresa, llenaras tu agenda con tus tareas laborales, y durante el almuerzo, la cena y aún dormido solo pensaras en tu trabajo.
Yo, en cambio, te propongo otra percepción del éxito: ser exitoso significa tener más tiempo para lo que tú desees hacer.
Es verdad que parte de ser exitoso radica en obtener satisfacciones laborales, pero quiero decirte que, más importante que esto, ser exitoso consiste en disfrutar de satisfacciones personales y familiares; en llevar una vida variada y equilibrada.
Hay, también, otras personas que piensan que lo mejor es “esperar a que las cosas sucedan”. Te diré que ser espontáneos, disfrutar del momento, no es “dejar que las cosas sucedan”. Es exactamente lo contrario. Cuando tú eliges el camino que quieres recorrer, sientes la seguridad de que cada actividad planificada te llevará hacia la meta deseada. Tu motivación y tu atención estarán en su máximo, y ello te permitirá disfrutar cada instante de lo que hagas.
Veras, dejar que las cosas aparezcan de pronto es dejar que alguien más dirija tu vida. Las hojas que flotan en el aire no son libres, son esclavas del viento; las águilas, en cambio, que pueden ir donde ellas desean, son las monarcas del cielo.
Toma la decisión de ser tú el gran conductor de tu vida y empieza a planificar tus días. Pero recuerda que la esencia de la administración del tiempo no es estar pendientes del reloj o establecer horarios rígidos o hacer más cosas, más rápido. ¡No!. Gestionar tu tiempo es en primer lugar identificar tus valores, tus sueños y tus metas de corto y largo plazo, pues debe existir una correspondencia entre lo que deseas y lo que haces. Y entonces, solo entonces, cuando tengas esto claro, lograras depurar de tus días lo importante y valioso de lo superfluo e inútil.
Así que, si ya lo tienes decidido, voy a compartir contigo cinco reglas de oro para gestionar mejor tu tiempo y así logres, cada día, esos pequeños éxitos que te llevarán a tu meta deseada.
1. Monitorea como usas tu tiempo
¿Sabes cuánto te toma digitar una página en Word?... A mí veinte minutos. ¿Sabes cuánto te toma revisar tus e-mail?, o ¿el tiempo promedio de tus llamadas telefónicas?
El día corre tan rápido como un caballo salvaje al galope. Solo cuando conoces el tiempo real –no el ideal–, de cada una de tus actividades puedes ponerle las riendas. Con estos datos a la mano, podrás decidir fácilmente la envergadura y la calidad de cada tarea que asumas, así como el momento en que la estarás terminando.
Nunca más te enfrentaras a proyectos fuera de tiempo.
2. Calcula cuánto vale tu tiempo
¿Sabes cuánto vale cada hora de tu día?
Cuando se trata de tu trabajo, divide tu sueldo entre las horas que le dedicas a tus labores y tendrás el valor de cada hora. Este factor es muy importante al momento de decidir cuales actividades harás por ti mismo. Por ejemplo, si una tarea que toma una hora cuesta $30.00, y cada hora tuya vale $50.00, lo mejor sería delegar la tarea o contratar a otra persona.
De la misma manera, cuando le dedicas tiempo a un proyecto, aunque este no se realice, sabrás cuanto has invertido en él.
Una recomendación personal, no midas con la misma vara el tiempo de tu trabajo con el tiempo dedicado, digamos, a tu familia. Ambos reportan satisfacciones de naturaleza diferente. Si cometes el error de asignar un valor monetario a la sonrisa de tus hijos, terminaras enviando regalos vía delivery, para “cumplir” con ellos. Mal, muy mal.
3. Elabora una lista diaria de cosas x hacer
Nunca, pero nunca, empieces tu día sin una lista de cosas por hacer.
Yo siempre cargo conmigo una pequeña libreta de bolsillo donde tengo anotadas todas mis actividades del día por áreas –en casa, en Internet, en la calle, en el trabajo–. Sin embargo, este punto tiene un truco: puedes listar todos las cosas que desees hacer, digamos diez o quince, pero solo concéntrate en las seis más importantes.
Desde un punto de vista realista esta es la cantidad de tareas que, en efecto, podrás realizar con eficacia y eficiencia en un día. ¿Y si te queda tiempo? ¡Excelente!, puedes avanzar con algunas más si lo deseas... o tomarte ese tiempo para ti.
No te preocupes por las restantes, en el trascurso de los siguientes días se irán completando hasta desaparecer.
4. Prioriza
Saber distinguir entre lo importante y lo urgente es vital en un buen manejo de nuestro tiempo.
Lo importante es aquello que nos acerca un poco más a nuestra meta. Lo urgente es aquello que nos salta de improvisto en el camino reclamando nuestro tiempo; es algo que hay que hacer, pero muchas veces no son más que ladrones de tiempo.
Una buena manera de lidiar con lo urgente es delegar.
Una buena manera de lidiar con lo urgente es delegar.
Además, es primordial que empieces a realizar tus actividades del día empezando por la más importante o la más difícil. Con ello logras que coincida lo importante con la parte del día en que estas más energizado, con más entusiasmo y la mente despejada. Y cuando la hayas completado sentirás la satisfacción psicológica de la labor cumplida que te impulsará a continuar con la siguiente tarea.
5. Aprende a decir NO
No pierdas el control de tu tiempo.
Es muy difícil decirle no al jefe, al cliente importante o a la esposa –o esposo–, pero, considera esto ¿tienes realmente el tiempo y la energía para realizar esa tarea extra? ¿Es compatible con tu lista de prioridades? Lo más probable es que la respuesta sea no. Además, al actuar bajo presión, tal vez la hagas mal, y por añadidura, el resto de actividades –al tener que ceder algo de tiempo, concentración y energía– también queden afectadas.
Si dejas en claro lo antes posible que tus actividades deben ser programadas con anticipación, los demás aprenderán a respetar esta característica tuya y no volverán a interrumpirte.
Un estudio reciente de la Universidad de Yale comprobó que una apropiada gestión del tiempo beneficia a la salud física y mental con menor estrés, mayor confianza en las habilidades propias, una sensación de control y una alta autoestima. Si te decides a administrar tus días te beneficiarás de todo ello y, además,... dispondrás de más tiempo para hacer aquello que siempre quisiste hacer.
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